Haast ieder bedrijf heeft te maken met debiteuren en daarbij behorend debiteurenbeheer. Het beheer zorgt ervoor dat de debiteuren op tijd aan hun schulden voldoen en dus betalen. Zonder inkomende geldstroom kan geen enkel bedrijf zijn hoofd boven water houden. Ondernemers hebben er vaak moeite mee de klanten aan een betaling te herinneren. Het voelt als lastigvallen, hoewel het heel normaal is. Je hebt immers werk geleverd en het is tijd hier de vruchten van te plukken. Het is tijd dat het geld binnenkomt op je kredietkaart. Welke stappen worden er doorlopen?

Factuur

Het debiteurenbeheer begint bij de factuur. Zorg dat de factuur duidelijk is voor de klant! De totaalbedragen moeten in een oogopslag te zien zijn net als de betaal en vervaldata. Op deze manier kan er in ieder geval geen miscommunicatie ontstaan over de betaaldata en bedragen.

Herinnering/Aanmaning

Hou jezelf ook vooral aan de vervaldatum van de factuur. Onderneem actie wanneer deze wordt overschreden, dit is je goed recht. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van herinneringen en aanmaningen. Waar mogelijk kunt u in de herinnering vermelden dat er rente -en administratiekosten zijn verbonden bij uitblijving van betaling.

Nabellen

Wanneer herinneringen en aanmaningen geen gewenst effect opleveren kan het handig zijn de debiteur te bellen. Er kan natuurlijk altijd iets bijzonders aan de hand zijn waarvan u niet op de hoogte bent. Controle is dus goed maar laat u voornamelijk niet verleiden tot toezeggingen.

Incassoprocedure

Wanneer bovenstaande punten niets opleveren en alle termijnen zijn overschreden is het tijd voor een incassobureau. Er is sprake van ingebrekestelling van de debiteur. Dit kan ook zo naar de debiteur gecommuniceerd worden. Alle kosten, welke al snel zullen oplopen, zijn voor rekening van de debiteur zelf. Stop de incassoprocedure dan ook niet wanneer enkel de hoofdsom is ontvangen. De debiteur dient u alle kosten terug te betalen.