Het inschakelen van een incassobureau kan veel voordelen hebben. Vaak wordt dit als iets negatiefs voor de klant gezien. Zodra je een incassobureau inschakelt, betekent dit immers dat zij niet tijdig de betaling hebben voldoen. In deze tijd hoort de klantrelatie voorop te staan. Dat is hoe jij je kunt onderscheiden van de rest. Maar als facturen niet worden voldaan, is het toch nodig om andere stappen te ondernemen. Een goed incassobureau weet dit op de juiste manier aan te pakken, zodat de klantrelatie niet onnodig verstoord wordt. Maar hoe kies je het juiste incassobureau? En hoe voorkom je inderdaad dat de klantrelatie breukjes oploopt?

Het juiste incassobureau kiezen 

Op de eerste plaats is het belangrijk om het juiste incassobureau te kiezen. Dat is best een uitdaging, want er zijn er heel wat beschikbaar in Nederland. Let vooral op de ervaring van het bedrijf. Je kunt ook recensies lezen. Het zegt ook wat in hoeverre ze naamsbekendheid hebben vergaard. Herken je bijvoorbeeld reclamemateriaal van 3tac die door het incassobureau is gebruikt? Zijn zij zowel offline als online zichtbaar? Dat wil wel iets zeggen over de aandacht en tijd die ze in het bedrijf stoppen. 

De beste manier om te onderzoeken of het bedrijf bij jouw wensen aansluit, is door op gesprek te gaan. Je voelt direct wanneer er een klik is. Die klik is heel belangrijk. Je geeft immers toch een zeer belangrijk deel van jouw bedrijf uit handen. Wanneer de debiteuren niet op een vriendelijke en professionele wijze worden behandeld, dan zal dit gevolgen kunnen hebben voor jouw imago. 

Ga dus echt met meerdere incassobureaus in gesprek en let op hun vakbekwaamheid en klantvriendelijkheid. Dit begint al bij het betreden van het kantoor. Wat valt je op? Maken ze bijvoorbeeld gebruik van bewegwijzering? Weet je waar je moet zijn? En word je goed geholpen als je hier toch moeite mee hebt? Dit zijn allemaal dingen die laten zien hoe goed ze naar hun klanten omkijken en jouw eerste indruk kunnen bepalen. 

Sociaal incasseren 

De meeste incassobureaus proberen tegenwoordig eerst sociaal te incasseren. Dat wil zeggen dat er geen onnodige druk wordt gelegd op de debiteur. In de meeste gevallen is het immers toch een kwestie van problematiek waardoor de facturen niet voldaan kunnen worden. Soms beleeft de debiteur op dat moment een crisisperiode. Hij zit financieel volledig aan de grond. Het niet betalen van de facturen is dan geen onwil, maar simpelweg onmacht. Als je het als ondernemer lastig vindt om dit gesprek aan te gaan, bang bent om de verkeerde dingen te zeggen en daardoor de klantrelatie op het spel te zetten, dan kan een incassobureau hierbij van dienst zijn. 

Middels sociaal incasseren proberen zij in kaart te brengen wat het probleem is en hoe het opgelost kan worden. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat er een betalingsregeling wordt afgesproken waarbij in de behoeften van beide partijen tegemoet wordt gekomen. Een harde toon is niet altijd de manier om dergelijke problemen op te lossen. Een echt gesprek is veel beter.