Door 250.000 facturen naast elkaar te leggen, heeft FreshBooks – een amerikaans facturatieprogramma – kunnen zien dat er een groot verschil zit in de kwaliteit van de facturen. Dit hangt direct samen met hoe snel de factuur betaald wordt. Het gemiddelde bedrag van al deze facturen is €320.

18% van alle facturen worden binnen 24 uur betaald, 63% van de facturen wordt binnen de termijn van 30 dagen betaald, en 16% van de facturen wordt helemaal nooit betaald.

Erg vervelend natuurlijk, want je hebt hard gewerkt, en het zou niet van de kwaliteit van je factuur af moeten hangen wanneer en óf je betaald krijgt. Zorg er daarom voor dat jouw factuur alles heeft om zo snel mogelijk betaald te krijgen.

Om ervoor te zorgen dat jouw factuur betaald wordt en het geld zo snel mogelijk op je zakelijke rekening gestort wordt, hebben wij acht tips voor je.

1. Voeg een logo toe aan je factuur.
Facturen waar een logo op te vinden is, hebben 3x zoveel kans om betaald te worden. Dit ligt waarschijnlijk aan dat de opdrachtgever door een logo meer het idee heeft dat deze te maken heeft met een normaal bedrijf, dan met één persoon.

2. Voeg een datum toe waarop de factuur verloopt.
Een kwart van alle facturen heeft geen vervaldatum. Dit is natuurlijk onhandig, want zo wordt het betalen van jouw factuur geen prioriteit en schuiven ze dit vooruit. Uiteindelijk kan dit resulteren in dat je factuur nóóit wordt betaald. Facturen met een vervaldatum hebben 8 keer zoveel kans om op tijd betaald te worden.

3. Stuur je factuur niet naar teveel verschillende personen.
Wanneer je teveel mensen de verantwoordelijkheid geeft om jouw factuur te betalen, zal niemand dit ervaren als een persoonlijke verplichting en er wellicht zelfs vanuit gaan dat iemand ánders het wel regelt. Zorg daarom dat je jouw factuur nooit naar meer dan vier mensen stuurt. Wanneer je het namelijk naar meer mensen stuurt, heb je twee keer zo weinig kans om op tijd betaald te krijgen.

4. Stuur meerdere kleinere facturen in plaats van één grote.
Een groot bedrag is voor een bedrijf vaak moeilijker te betalen dan meerdere kleine bedragen. Natuurlijk moet je de opdrachtgever niet iedere week een factuur sturen, dat geeft ze erg veel administratieve taken. Het is verstandig om bijvoorbeeld twee keer per maand een tussentijdse factuur te sturen, zodat het bedrijf het bedrag meteen over kan maken. Houd hierbij in gedachten dat de gemiddelde hoogte van een factuur €320 is.

5. Stuur één dag voordat de factuur verloopt een herinnering.
Jij wil natuurlijk dat je factuur op tijd betaald wordt. Stuur daarom een dag voor het verlopen een herinnering, zodat jouw opdrachtgever alsnog de mogelijkheid heeft om vóór de vervaldatum de betaling te verrichten.

6. Voeg onderaan je factuur voorwaarden toe.
Facturen waar voorwaarden aan zijn toegevoegd, hebben anderhalf keer zoveel kans om betaald te worden.

7. Geef je facturen een professionele uitstraling.
Een factuur in Word maken is snel en handig, maar er zijn tegenwoordig ook een hoop websites waarbij je jouw facturen online kan maken. Daarbij kun je je logo en je huisstijl toevoegen aan de factuur voor een professionele uitstraling. Factureren met een online facturatieprogramma is meestal ook nog sneller.

8. Wanneer het echt nodig is, dreig dan met administratiekosten.
Er is een wettelijke termijn van 30 dagen waarin een factuur moet worden betaald. Hierna stuur je een betalingsherinnering. De klant moet dan binnen 14 dagen alsnog betalen. Doet die dit niet? Dan mag je incassokosten in rekening brengen. Dit is minimaal €40.
Wil je jouw opdrachtgever te vriend houden? Vertel dan dat je de incassokosten in rekening brengt wanneer de opdrachtgever niet binnen 14 dagen alsnog betaalt. Zo geef je deze persoon alle kans om alsnog zonder extra kosten de betaling te kunnen verrichten.